Por Inon Neves, vice-presidente da Access
Nos últimos anos, empresas brasileiras de diversos setores abraçaram a cultura data-driven em busca de agilidade e vantagem competitiva. Ferramentas de análise e iniciativas “self service” em Business Intelligence colocaram nas mãos de profissionais de negócios volumes de dados antes restritos a áreas técnicas – e a descentralização aumenta a rapidez e a assertividade estratégica do negócio, o que impulsiona a produtividade, a confiança nas análises e a eficiência em projetos envolvendo Inteligência Artificial e automação.
Porém, junto aos ganhos, surgem novos desafios: sem estruturas adequadas, mais acesso pode significar também mais riscos. Embora o entusiasmo seja grande, pesquisas revelam que menos de 13% das empresas brasileiras desenvolveram de fato uma cultura data-driven avançada. Essa lacuna mostra que, apesar do potencial competitivo, a maioria ainda não consegue utilizar seus dados de forma eficaz e segura para embasar decisões estratégicas – indicando que democratizar dados com responsabilidade tornou-se um imperativo no contexto atual.
Ao colocar dados nas mãos de mais pessoas, as organizações ganham agilidade, mas também enfrentam uma tensão entre autonomia e risco. Sem diretrizes claras, o acesso amplo pode levar a situações indesejadas: múltiplas versões de “verdades” e relatórios inconsistentes circulando pela empresa, análises conflitantes e decisões baseadas em dados divergentes.
O problema tem se materializado em incidentes de segurança e falhas de compliance. Apenas 4 em cada 10 empresas brasileiras possuem hoje uma estratégia formal de governança de dados, e 87% enfrentam baixa maturidade na gestão da informação, cenário que eleva os riscos de vazamentos, penalidades legais e perda de vantagem competitiva.
Casos recentes de violação de dados, incluindo órgãos públicos e grandes varejistas, ressaltam o impacto de estruturas fragilizadas de governança. Colaboradores bem-intencionados, munidos de ferramentas de self-service BI, podem inadvertidamente acessar dados sensíveis sem autorização ou compartilhar informações indevidas, expondo a empresa a infrações da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a danos reputacionais.
Governança de dados: a base para a democratização responsável
Para equilibrar liberdade de uso com proteção, as empresas brasileiras estão voltando suas atenções à governança de dados. Governança vai muito além de armazenar dados com segurança: envolve criar políticas, processos e controles que assegurem a integridade, o uso ético e a disponibilidade da informação certa, na hora certa, para as pessoas certas.
Um componente fundamental dessa governança é a classificação da informação. Classificar dados significa atribuir níveis de sensibilidade e criticidade a cada ativo informacional – pessoais, confidenciais, restritos, públicos etc. –, definindo como devem ser manejados.
Essa prática é essencial para identificar quais informações exigem proteção reforçada e aplicar controles proporcionais à importância de cada conjunto de dados. Por exemplo, dados cadastrais de clientes e informações financeiras internas demandam tratamento muito mais rigoroso do que dados públicos.
A LGPD reforça essa necessidade ao distinguir dados pessoais de dados sensíveis, exigindo cuidado extra no tratamento destes últimos. De fato, os princípios da LGPD incluem segurança e prevenção – isto é, adoção de medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra acessos não autorizados ou acidentais – e impõem que as organizações reestruturem suas práticas de governança alinhadas a esses princípios.
Para que a democratização de dados ocorra de forma segura, é indispensável estabelecer uma governança sólida da informação nas empresas. Soluções integradas de gestão do ciclo de vida da informação têm se mostrado eficazes nesse sentido, garantindo controle desde a criação de cada documento ou dado até a sua destinação final, incluindo a eliminação segura. Tais soluções permitem aplicar políticas uniformes de acesso, retenção e descarte, eliminando lacunas que antes geravam riscos e desperdícios de tempo e recursos. A partir de uma estrutura de governança consistente, a organização atende às exigências de conformidade regulatória e protege informações sensíveis, mantendo visibilidade total sobre os dados sem comprometer a eficiência operacional.
Com essa base estabelecida, torna-se viável promover a democratização segura da informação nas empresas por meio de plataformas unificadas de gestão documental. Ao digitalizar acervos físicos e consolidar conteúdos em repositórios centralizados, dados críticos podem ser disponibilizados amplamente sem abrir mão do controle e da segurança.
Desse modo, usuários autorizados conseguem localizar e acessar rapidamente as informações de que necessitam, a qualquer momento e lugar, aumentando a agilidade e a eficiência nos processos decisórios. Mecanismos de controle – como trilhas de auditoria e permissões de acesso granulares – asseguram que o uso dos dados permaneça em conformidade com as políticas corporativas e os requisitos regulatórios vigentes.
No fim das contas, promover o acesso amplo à informação sem perder de vista a governança, a segurança e a conformidade é um movimento que exige maturidade estrutural e visão de longo prazo. Empresas que tratam dados como ativos estratégicos sabem que democratizar não é simplesmente liberar, mas construir um ecossistema em que cada dado esteja disponível no contexto certo, para a pessoa certa, com rastreabilidade e proteção desde a origem até o uso final. Nesse cenário, os líderes de TI têm papel central: orquestrar tecnologias, processos e políticas que viabilizem uma cultura de dados distribuída e segura, onde autonomia não signifique vulnerabilidade, mas sim inteligência operacional sustentada por controle.
Sobre a Access
A Access é o maior fornecedor mundial de serviços de gestão de registros e informações (RIM), com operações na nas Américas e Índia. Como um provedor de soluções de ponta a ponta, com custo-benefício, que atende todo o ciclo de vida do RIM, a Access ajuda organizações a garantir que seus registros críticos e confidenciais, tanto físicos quanto digitais, sejam retidos, gerenciados e processados com segurança, em conformidade com os mandatos regulatórios. As principais soluções incluem armazenamento externo; migração de acervo, indexação, digitalização e arquivamento de registros digitais; e serviços de destruição segura e BPO. Juntas, a Access e Triyam, uma empresa da Access focada em software para arquivamento de registros eletrônicos de saúde, foram reconhecidas 16 vezes na lista Inc. 5000; várias vezes reconhecidas pela Newsweek, incluindo a lista das Melhores Empresas da América de 2024 para Diversidade e a designação de Melhor Empresa Digital de Saúde do Mundo; e reconhecidas três vezes como Melhor em KLAS em Arquivamento de Dados. Para mais informações sobre a Access, visite: https://accesscorp.com
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EMILIA BERTOLLI PATRIZI
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